Fotoprotocol

Protocol foto’s, video’s en cameratoezicht ASC

Ajax Sportman Combinatie, gevestigd te Oegstgeest, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40446017, hierna te noemen: `ASC`. ASC hanteert een protocol voor het maken en plaatsen van foto’s en video’s op de websites van ASC en voor social media zoals facebook, twitter en instagram. In dit protocol staan de regels waaraan ASC zich houdt als het gaat om het maken van foto’s en video’s op het terrein van het Sportpark en in het clubhuis en het gebruik van foto’s en video’s van (jeugd)leden, begeleiders en andere betrokkenen op de website/social media zoals hiervoor bedoeld. In dit protocol wordt hierna onder ‘foto’s’ ook ‘video’s’ verstaan. Daarnaast heeft dit protocol betrekking op het door ASC uitgeoefende cameratoezicht.

Website en social media accounts
ASC beheert de website www.ajaxsc.nl en http://ajax-cricket.nl/, de facebookaccounts https://www.facebook.com/asc.oegstgeest.7 en https://www.facebook.com/Ajax-Cricket-Club-225343170906151/, de twitteraccounts: https://twitter.com/AjaxCricket en https://twitter.com/ASC_Oegstgeest en het instagramaccount: asc_oegstgeest.

Doel
De websites en de genoemde social media accounts en de daarop geplaatste foto’s hebben tot doel om informatie te verstrekken over (prestaties van leden en/of teams van) de vereniging, de wedstrijden, de trainingen en de evenementen die ASC organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden. Daarnaast is het doel om de vereniging te promoten en de betrokkenheid van de (jeugd)leden bij ASC te vergroten.

Auteursrecht
Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij ASC. Het is niet toegestaan om de inhoud van de websites geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van ASC.

Grondslag
Gelet op het doel van de websites en de genoemde social media account(s) heeft ASC een gerechtvaardigd belang bij het publiceren van foto’s ten behoeve van dat doel. Dat betekent dat geen toestemming van de betrokkenen is vereist. Bij de plaatsing van foto’s zullen de volgende punten in acht worden genomen.

• Achternamen bij foto’s worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij ASC, zoals leden van het bestuur, begeleiders, trainers en vrijwilligers. Als de betreffende persoon zich hierin niet kan vinden, kan daartegen bezwaar worden gemaakt via [email protected] of [email protected].
• Er worden geen adressen bij foto’s op de website en/of social media vermeld anders dan het adres van Sportpark Overveer, tenzij het vermelden van het adres noodzakelijk is en het adres toebehoort aan bestuursleden, trainers of andere begeleiders.
• Telefoonnummers worden bij foto’s alleen op de website opgenomen indien dit noodzakelijk is en zij toebehoren aan bestuursleden, trainers of andere begeleiders.
• Er worden bij voorkeur geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de websites of op social media tenzij het een specifiek nieuwswaardig feit betreft. Bij voorkeur worden alleen foto’s geplaatst waarop minimaal twee à drie kinderen te zien zijn.
• Als er na plaatsing op de websites of social media bij (ouders/verzorgers van) (jeugd)leden bezwaar bestaat tegen het gebruik van beeldmateriaal, kan in overleg besloten worden het beeldmateriaal te verwijderen. Daartoe kan contact opgenomen worden met websitebeheerder via [email protected].
• Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die structureel bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk gemotiveerd kenbaar te maken bij het bestuur zodat dit bij de belangenafweging kan worden betrokken. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee rekening kan worden gehouden.

Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de websites en de genoemde social media accounts.

Het maken van foto’s
Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en eigen sportterrein kunnen foto’s gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of de (uitgenodigde) pers.

Mogelijke omstandigheden waarbij foto’s gemaakt kunnen worden zijn:

• Trainingen;
• Door de vereniging georganiseerde evenementen;
• Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt;
• Wedstrijden en (officiële) toernooien;
• Overige verenigingsactiviteiten.

Het is niet toegestaan om foto’s te maken in kleedruimten.

Cameratoezicht
Het bestuur van ASC heeft besloten om op sportpark Overveer cameratoezicht toe te passen. Het bestuur vindt dit noodzakelijk ter beveiliging van het sportpark maar ook om de belangen van ASC, haar leden en haar bezoekers te behartigen door hun eigendommen en waar nodig integriteit te beschermen. Dit is een gerechtvaardigd belang van ASC. Dat betekent dat geen toestemming van de betrokkenen is vereist.

Het cameratoezicht vindt plaats door middel van een gesloten systeem. Er wordt gebruik gemaakt van zichtbare camera's die opnamen maken van de hoofdingang van het clubhuis en in het clubhuis zelf. Er worden (vanzelfsprekend) geen opnames gemaakt in de kleedkamers en toiletten. Opnames vinden 24 uur per dag, gedurende het gehele jaar plaats.

Om de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen zoveel mogelijk te beperken worden de volgende regels in acht genomen:

• De recorder is afgesloten voor derden. Alleen de verenigingsmanager, de horecamanager en de leverancier van de apparatuur – in verband met het functioneren van het systeem – hebben toegang tot de recorder.
• Het beeldmateriaal kan naast de voornoemde personen worden ingezien door het bestuur en de vertrouwenscommissie, bijvoorbeeld in geval zich een calamiteit heeft voorgedaan.
• Het beeldmateriaal wordt beperkt bewaard, namelijk niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de opnamen worden gemaakt. Dat betekent dat indien zich gedurende de bewaartermijn geen calamiteit heeft voorgedaan, het beeldmateriaal wordt vernietigd. Indien zich gedurende de bewaartermijn wel een calamiteit heeft voorgedaan en er bestaan ten aanzien van deze calamiteit relevante beelden, dan worden die bewaard zolang dat noodzakelijk is voor de afwikkeling van de calamiteit.
• Beelden worden niet aan derden overgedragen, anders dan aan daartoe bevoegde overheidsinstanties, indien de wet dit eist of er andere zwaarwegende belangen zijn.
• Leden en bezoekers van Sportpark Overveer worden over het gebruik van cameratoezicht geïnformeerd middels een bord bij de hoofdingang van ASC en een bord nabij de hoofdingang van het clubhuis.
• Daarnaast zal dit protocol worden gepubliceerd op de website van ASC en zal in de privacyverklaring van ASC worden verwezen naar dit protocol.

Contactgegevens
Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de Vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens o.v.v. ‘privacy’:

Verantwoordelijke:        Ajax Sportman Combinatie
E-mail:                          [email protected]

Adres:                          Abtspoelweg 21, 2343 JB Oegstgeest

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Tot slot

• In gevallen waarin dit protocol niet voorziet, beslist het bestuur.
• Incidenten dienen te worden gemeld via [email protected] en/of [email protected].
• Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens anders dan beeldmateriaal verwijzen wij naar onze privacyverklaring.
• Dit protocol zal periodiek geëvalueerd worden om te bezien of het protocol aanpassing behoeft.

Dit protocol is (laatstelijk) gewijzigd in maart 2020.